全校各有关单位：

根据教育部海角社区申办国际学术会议的相关规定和通知，我校开始2017年国际学术会议的预报和申报工作，现将有关事宜通知如下：

一、会议预报

（一）预报内容

预报需提供会议的以下基本信息：会议名称、主办/承办/合办单位、会议规模（含中方人数及外方人数）、拟举办地点、拟对外承诺举办日期、经费等，具体以预报系统要求为准。

（二）预报流程与时限

1. 网上预报。各单位应于11月15日前登录“武汉大学外事管理系统”完成国际会议预报（路径为：信息门户-外事管理系统-国际事务-国际会议-国际会议预报）。逾期预报系统将关闭，无法再提交申请。

2. 国际交流部审核通过后，各单位应通过系统打印出各单位的国际会议计划表，请单位负责人签字并加盖单位公章，并于11月17日前送至国际交流部外国专家事务办公室。

二、会议申报

（一）申报流程与时限

1. 网上申报。各单位应于11月18日开始登录“武汉大学外事管理系统”，进行国际会议申报（路径为：信息门户-外事管理系统-国际事务-国际会议-国际会议申报）。

2. 国际交流部审核通过后，申报单位应通过系统打印出相应会议的申报表和请示报告，请相关部门或负责人签字或加盖公章后，送至国际交流部外国专家事务办公室。以纸质申请材料送至我部的时间为提交申请时间。

3. 国际会议每年分两次进行申报，拟在2017年1月-6月份举办的国际会议，应于2016年12月15日前向我部正式提交申请材料；拟在2016年7月-12月举办的国际会议，应于2017年3月1日前向我部正式提交申请材料。

为满足本校各单位举办国际会议的需求，加强对国际会议的管理，请各单位切实遵照上述规定提前规划，严格把关，及时申报。

联系人：外国专家事务办公室 杨凡

电话：68752852

附件：

武汉大学外事管理系统-国际会议用户手册.docx

国际交流部

2016年11月3日

由于首次使用外事系统申报国际会议，如海角社区系统使用有任何疑问，请查询附件内容或联系国际部专家办。